Administrar um laboratório requer uma série de malabarismos. Mas um sistema de gestão específico pode te ajudar. E muito!
Diversas são as exigências para quem deseja estar à frente de um laboratório de análises clínicas. Do primeiro atendimento aos trâmites financeiros, tudo em um laboratório precisa passar pelos olhos da gestão.
A boa notícia é que os empreendedores não precisam trilhar o caminho em busca do sucesso de forma solitária. O que fica claro, acima de tudo, é que todo processo que envolve pessoas está sujeito a erros.
No entanto, em caso de laboratórios, esses erros podem ser críticos. Por isso, existem alguns erros mais comuns de instituições que não contam com uma gestão da qualidade em laboratórios de análises clínicas, que são:
- Recepção inadequada
O cadastramento equivocado do paciente ou dos pedidos é um dos erros mais comuns, ainda na fase pré-analítica. Seja por desatenção, pela dificuldade de transcrição das solicitações médicas e a falta de processos para realizar o cadastro do paciente gera prejuízos para o laboratório e, acima de tudo, transtornos para o paciente.
Na recepção, o primeiro passo é definir com clareza os processos, procedimentos e treinamento interno. É fundamental definir as informações obrigatórias para o cadastramento de clientes guiados por um software informatizado.
- Coleta imprópria
O maior número de erros por falta de gestão da qualidade em laboratórios de análises clínicas está na área de coleta. Preenchimento incorreto do tubo, uso de tubos ou recipientes impróprios, erros na identificação do paciente e extravio de tubos são descuidos frequentes do setor.
O uso de um sistema de gerenciamento de informações pode evitar grande parte de erros ligados a identificação de pacientes e tubos. Além disso, um treinamento interno adequado e com ênfase no processo de identificação ajuda a minimizar essas falhas do departamento.
- Armazenamento incorreto de amostras
O transporte de amostras, de acordo com a resolução RDC 302/2005 da Anvisa, deve ser feito em recipiente isotérmico, garantindo a estabilidade desde a coleta até a realização do exame. Armazenar corretamente as amostras evita resultados errados e perda de materiais.
- Análise rigorosa das amostras coletadas
Na fase laboratorial analítica, o profissional precisa dominar os processos tecnológicos envolvidos nas análises de amostragem e estar atento para monitorar e garantir a qualidade dos resultados, verificando instrumentos e reagentes.
Isso ajuda a identificar gargalos e corrigir problemas sem precisão e exatidão que não estejam em conformidade com o Controle Interno da Qualidade.
- Interpretação incorreta dos laudos
Cerca de 70% das decisões médicas são orientadas por laudos laboratoriais. Por isso, é muito comum a presença de erros nesta etapa do processo, o que pode gerar deslizes na interpretação de resultados e na tomada de decisões.
Estar atento para uma análise das amostras para gerar valores assertivos acarreta melhores diagnósticos tanto para o médico, quanto para o paciente. Redução de erros significa ganhar confiança, aumento da qualidade e fidelização dos pacientes.
- Controle do faturamento
O controle do faturamento e o fechamento diário dos caixas pelo colaborador interfere diretamente no resultado financeiro do laboratório de análises clínicas. Seja por valores recebidos e não lançados, alteração de convênios em pedidos de exames e falta de informações obrigatórias podem provocar prejuízos e perda de controle.
Isso pode ser evitado com treinamento de colaboradores e uso de softwares de rastreamento financeiro, onde todas as ações dos colaboradores podem ser visualizadas.
- Controle de estoque
A quantidade enorme de reagentes e produtos químicos ligados diretamente à sua atividade, na recepção e na coleta e higienização de um laboratório de análises clínicas pode gerar descuidos.
Um controle da quantidade de produtos estocados pode minimizar casos de validade expirada e falta de estoque. O uso de um software de gerenciamento é interessante.
- Não observar prioridades e urgências
A área técnica do laboratório representa um dos principais erros nas análises clínicas. Uma empresa, seja de qualquer setor, depende da capacidade de operação e, não enxergar quais atendimentos são de prioridade é um engano que pode ser fatal.
Neste tópico, novamente fica claro a necessidade de um software informatizado que evidencie a fila de exames prioritários, evitando multas contratuais e insatisfação de planos de saúde e hospitais.
É importantíssimo definir urgências, estabelecer prazos e orientar com rapidez os profissionais de cada organização.
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